Dans une vente en copropriété, le pré état daté et l’état daté reviennent systématiquement dans les échanges entre vendeur, notaire et syndic. Ces deux documents portent des noms proches, traitent de la même copropriété, mais ne répondent ni au même besoin ni au même moment de la transaction.
Depuis le 25 décembre 2025, l’article 5 du décret du 17 mars 1967 a été actualisé : il précise désormais les trois parties de l’état daté, ce qui rend certains modèles anciens partiellement incomplets. Comprendre la nature de chaque document évite des blocages de dossier, parfois de plusieurs semaines.
Pré état daté vierge Word : un outil informatif, pas un document officiel
Le pré état daté n’a pas de définition légale formelle. Son nom vient de la pratique notariale et des agents immobiliers, non d’un texte réglementaire. L’article L.721-2 du Code de la construction et de l’habitation impose au vendeur de remettre certaines informations financières à l’acquéreur avant la signature du compromis, mais ne nomme pas ce document.
C’est pourquoi il peut être établi par le vendeur lui-même, par un prestataire privé, ou récupéré auprès du syndic. Un fichier Word vierge circule largement pour aider à structurer ces informations. Mais un modèle Word est un support à compléter, pas un document opposable : sa valeur dépend entièrement des données qui y sont saisies, et rien n’oblige le syndic à le valider.
Le contenu attendu couvre la situation financière du lot : charges courantes appelées, avances au fonds de travaux, éventuelles dettes du vendeur envers le syndicat, procédures en cours. Ces données peuvent évoluer rapidement, notamment si une assemblée générale se tient entre la remise du pré état daté et la signature de l’acte authentique.
L’état daté copropriété : valeur juridique et rôle du syndic
L’état daté est un document officiel établi exclusivement par le syndic de copropriété. Il intervient en amont de l’acte authentique et engage la responsabilité du syndic sur les informations transmises.
Depuis la mise à jour de l’article 5 du décret du 17 mars 1967, il se structure en trois parties distinctes :
- Les sommes dues par le vendeur au syndicat : charges impayées, appels de fonds non réglés, avances diverses.
- Les sommes éventuellement dues par le syndicat au vendeur : solde créditeur, trop-versés sur charges.
- Les sommes susceptibles d’incomber à l’acquéreur après la mutation, notamment les travaux votés et les procédures en cours auxquelles le syndicat est partie.
Cette dernière rubrique est souvent sous-estimée. L’état daté mentionne également, pour les deux exercices précédents, la quote-part du lot dans le budget prévisionnel et dans les dépenses hors budget. L’état daté informe donc l’acquéreur bien au-delà du simple solde vendeur.
Son coût est plafonné à 380 € TTC par la réglementation. Ce plafond s’applique aux honoraires et frais du syndic pour établir ce document, et ne couvre pas d’éventuelles prestations complémentaires ni les frais liés à un pré état daté demandé séparément.
Que faire si les chiffres du pré état daté changent avant l’acte authentique ?
C’est la situation la plus délicate dans un dossier de vente en copropriété. Entre la signature du compromis – où le pré état daté sert de base à l’information de l’acquéreur – et la préparation de l’acte authentique, plusieurs semaines ou mois peuvent s’écouler. Durant cette période, les données financières du lot peuvent évoluer.
Une assemblée générale peut voter de nouveaux travaux. Des appels de fonds supplémentaires peuvent être émis. Une procédure judiciaire peut s’ouvrir. Dans ce cas, les informations du pré état daté ne correspondent plus à la réalité que l’état daté va établir.
Le vendeur a une obligation d’information loyale envers l’acquéreur tout au long de la transaction. Si des éléments significatifs changent après la signature du compromis, il est recommandé d’en informer le notaire sans attendre. C’est précisément l’objet de l’état daté d’en établir la situation exacte au moment de l’acte, mais un écart important et non signalé entre les deux documents peut alimenter une contestation.
Il faut noter que l’état daté ne remplace pas les mécanismes de recouvrement qui interviennent après la vente. La loi prévoit que le notaire avise le syndic de la mutation ; celui-ci peut former opposition au versement du prix dans les conditions prévues par l’article 20 de la loi du 10 juillet 1965. L’état daté prépare la vente, il ne solde pas définitivement les comptes.
Comparatif pré état daté et état daté pour votre dossier de vente
Le tableau ci-dessous synthétise les différences structurelles entre les deux documents :
| Pré état daté | État daté | |
|---|---|---|
| Moment dans la vente | Avant ou lors du compromis | Avant l’acte authentique |
| Qui l’établit ? | Le vendeur ou un prestataire | Le syndic uniquement |
| Base légale | Art. L.721-2 CCH (loi ALUR) | Art. 5, décret du 17 mars 1967 (mis à jour le 25 décembre 2025) |
| Valeur juridique | Informative, sans opposabilité propre | Opposable, engage la responsabilité du syndic |
| Coût | Libre (prestataires privés ou syndic) | Plafonné à 380 € TTC |
| Modèle Word utilisable ? | Oui, comme support de saisie | Non, établi par le syndic sur sa propre trame |
La distinction clé porte sur l’opposabilité. Seul l’état daté engage juridiquement le syndic sur les sommes indiquées. Un pré état daté, même soigneusement rempli à partir d’un modèle structuré, reste une déclaration du vendeur sans cette garantie.
Un modèle Word vierge peut aider à préparer le dossier, à vérifier que toutes les rubriques sont couvertes, et à anticiper les questions du notaire. Mais depuis la mise à jour de décembre 2025, certains modèles anciens omettent les nouvelles rubriques de l’état daté – notamment les dépenses hors budget des deux exercices précédents. Vérifier qu’un modèle reflète bien la structure actuelle en trois parties reste une précaution utile avant de l’utiliser comme base de travail.
